O que o auditor fiscal pede primeiro na sua empresa
O auditor fiscal não avisa que vai chegar. Ele aparece, apresenta a credencial e pede os documentos. A empresa que hesita ou entrega papel amassado já começa a conversa em desvantagem.
O foco imediato da fiscalização do trabalho é a jornada: quem trabalhou, quando entrou, quando saiu, quanto de hora extra acumulou. Se você não tem isso organizado, o auto de infração pode vir antes mesmo de qualquer conversa.
O que o auditor quer ver
A Portaria 671/2021 consolidou as regras sobre registro de ponto no Brasil. Ela define que toda empresa com mais de vinte funcionários é obrigada a adotar um sistema de controle de jornada — e que esse sistema precisa gerar registros confiáveis, com marcação no momento do evento.
Na prática, os documentos que costumam ser solicitados numa fiscalização são:
- Registros de ponto de cada funcionário, com data, hora de entrada e saída de cada turno, incluindo intervalos.
- Espelho de ponto mensal, assinado ou confirmado pelo trabalhador.
- Comprovante de comunicação ao funcionário sobre o saldo de horas, quando a empresa adota banco de horas.
- Acordo de compensação ou banco de horas, quando aplicável — individual ou coletivo, conforme exige a norma.
- Convenção ou acordo coletivo da categoria, se houver cláusula sobre jornada diferenciada.
A ausência de qualquer um desses itens já é fundamento para autuação. Não precisa ter fraude — basta a desorganização.
O problema do registro em papel ou planilha
Planilha editável e cartão de ponto em papel têm o mesmo problema: qualquer pessoa com acesso pode alterar o dado depois. O auditor fiscal sabe disso, e é por isso que a Portaria 671/2021 exige que o sistema de ponto eletrônico gere um Número Sequencial de Registro — o NSR — para cada batida, no momento em que ela acontece.
O NSR funciona como uma assinatura cronológica. Se a sequência estiver quebrada ou os números não baterem, é sinal de que algo foi apagado ou inserido fora de ordem. Isso transforma um documento suspeito em evidência contra a empresa.
Planilha não gera NSR. Papel não gera NSR. Quem usa esses métodos não tem como provar a integridade do registro — e a prova de integridade é exatamente o que o auditor busca.
O que fazer na prática antes de uma fiscalização
Você não precisa esperar o auditor aparecer para se organizar. Estas etapas ajudam a manter os documentos sempre prontos:
- Defina um responsável por fechar e arquivar o espelho de ponto todo mês, sem exceção.
- Guarde os registros por pelo menos cinco anos. O prazo prescricional trabalhista permite que um ex-funcionário acione a Justiça até dois anos após o desligamento, cobrindo até cinco anos de contratos anteriores. Manter menos que isso é risco desnecessário.
- Certifique-se de que o funcionário confirma o espelho. Assinatura física ou confirmação digital — o que importa é que ele teve acesso e concordou ou registrou ressalva.
- Verifique se o sistema gera NSR. Se não gera, o registro não atende à Portaria 671/2021 e pode ser desconsiderado numa ação trabalhista.
- Mantenha os acordos de banco de horas ou compensação arquivados junto com os registros. Auditor que encontra horas extras sem acordo correspondente lavra o auto na hora.
Registro imutável não é burocracia, é proteção
Existe um equívoco comum: achar que poder "corrigir o ponto" é um sinal de que o sistema é flexível e fácil de usar. Na verdade, sistema que permite edição livre do registro é exatamente o que o auditor fiscal desqualifica.
O que a norma admite é o pedido de correção — quando o funcionário esqueceu de bater ou o sistema falhou — com registro do motivo, do dado original e de quem aprovou a alteração. Isso é diferente de apagar e redigitar. A diferença entre os dois é a diferença entre um documento válido e um documento inútil numa reclamatória.
Empresa que entende isso para de tratar o ponto como tarefa administrativa e começa a tratar como documento jurídico. Porque é o que ele é.
Como o baterponto lida com isso
No baterponto, cada marcação gera o NSR na tela do funcionário no mesmo segundo em que ele bate. O registro é imutável: ninguém apaga uma batida, nem o gestor, nem o sistema. Quando há necessidade de correção, o funcionário abre um pedido, o gestor aprova ou recusa, e o histórico completo — dado original, dado novo, quem pediu, quem aprovou — fica gravado. O espelho do mês fica disponível para o próprio funcionário acompanhar. Se o auditor fiscal pedir os registros, você tem um arquivo com sequência íntegra, NSR em cada linha e histórico de correções rastreável. É o que a Portaria 671/2021 descreve como registro confiável.