Portaria 671 e fiscalização: o que o auditor pede
Neste guia
- O que é a Portaria 671 e por que ela importa para a sua empresa
- O que a norma exige: equipamentos, registros e comprovantes
- O que o auditor fiscal pede quando chega na empresa
- Onde as empresas costumam falhar na fiscalização
- A diferença entre irregularidade administrativa e passivo trabalhista
- O que fazer antes de uma fiscalização chegar
- Comparativo: o que cada método entrega numa fiscalização
- Como o baterponto trata cada um desses pontos
O que é a Portaria 671 e por que ela importa para a sua empresa
A Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência é a norma que regulamenta o controle de jornada no Brasil. Ela revogou uma série de portarias antigas e consolidou tudo num único documento: o que pode ser usado como equipamento, como o registro precisa ser feito, o que o comprovante precisa conter e como a empresa deve guardar os dados.
Se a sua empresa tem funcionários com jornada controlada — e a maioria das PMEs tem —, esta portaria se aplica a você. Não é opcional.
O ponto relevante para este guia é simples: quando um auditor fiscal do trabalho aparece, ele conhece a portaria melhor do que a maioria dos empregadores. Ele sabe o que pedir, sabe o que falta e sabe o que configura irregularidade.
---
O que a norma exige: equipamentos, registros e comprovantes
A Portaria 671 define três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto:
| Tipo | O que é | Exige homologação? |
|---|---|---|
| REP-C | Equipamento físico dedicado (o relógio de parede tradicional) | Sim, registro no INMETRO |
| REP-A | Sistema alternativo, autorizado por acordo ou convenção coletiva | Depende da negociação |
| REP-P | Programa de computador — pode rodar em celular, tablet ou PC | Sim, registro do programa no órgão competente |
Cada uma dessas modalidades tem requisitos próprios. O que é comum a todas é a obrigação de gerar o comprovante de marcação no momento do registro, com data, hora e o NSR — Número Sequencial de Registro. Esse número é o que prova que aquela batida existiu, na ordem em que aconteceu, sem adulteração.
A norma também estabelece que o registro é imutável. Correções existem, mas precisam ser feitas como ajuste formal, com identificação de quem pediu, quem aprovou e o que mudou. Não existe "apagar e redigitar" dentro da lei.
Outro ponto que a portaria torna explícito: o funcionário tem direito de ver o espelho do próprio ponto. Não é um favor da empresa — é uma obrigação.
---
O que o auditor fiscal pede quando chega na empresa
A fiscalização do trabalho não avisa antes de chegar. O auditor se identifica, entra e começa a pedir documentos. Abaixo estão os principais itens que costumam estar na lista de verificação, com base no que a Portaria 671 e a CLT determinam.
1. Os registros de ponto dos últimos anos
A CLT determina que documentos trabalhistas precisam ser guardados por um período longo — fale com seu contador sobre o prazo exato, porque ele varia conforme o tipo de documento. Para o ponto, a prática segura é guardar pelo menos cinco anos.
O auditor vai pedir os registros de ponto de todos os funcionários ativos e de quem saiu. Se você usa planilha e ela foi perdida, editada ou simplesmente não existe, não há o que apresentar.
2. O comprovante de marcação de cada batida
Aqui está um dos pontos onde muitas empresas tropeçam. A norma exige que cada marcação gere um comprovante com NSR no momento em que acontece. Não é um relatório semanal. Não é um PDF gerado depois. É o comprovante na hora, com o número sequencial que prova a integridade da série.
Se o sistema que você usa não gera NSR, ele não atende a portaria — independentemente do nome comercial ou de qualquer outra promessa.
3. O tipo de equipamento ou sistema em uso
O auditor vai perguntar como a empresa registra o ponto. Se a resposta for "planilha do Excel" ou "anotação no caderno", a irregularidade já está configurada para empresas com mais de determinado número de funcionários — consulte a convenção coletiva da sua categoria e o enquadramento da empresa, porque o limite pode variar.
Se a resposta for um REP-C físico, ele vai verificar o lacre e o registro no INMETRO. Se for um REP-P, vai perguntar pelo registro do programa. Se for REP-A, vai pedir o acordo ou convenção que autoriza.
4. O espelho de ponto assinado pelo funcionário
Mesmo com sistema eletrônico, muitas convenções coletivas ainda exigem que o espelho mensal seja apresentado ao funcionário para conferência e assinatura. O auditor pode pedir esses documentos assinados. Se você nunca fez isso, é um ponto de atenção.
5. Registros de horas extras e banco de horas
Se a empresa tem banco de horas, o auditor vai querer ver o acordo escrito que o autoriza (individual ou coletivo) e os saldos de cada funcionário. Banco de horas sem acordo escrito não vale. Saldo negativo imposto ao funcionário é irregularidade. Saldo positivo que nunca foi compensado nem pago é passivo trabalhista esperando virar reclamatória.
---
Onde as empresas costumam falhar na fiscalização
Não é por má-fé. A maioria das irregularidades que aparecem numa fiscalização vem de hábitos que "sempre funcionaram" até o dia que não funcionaram mais.
Planilha editável como único registro. O problema não é a planilha em si — é que ela não tem NSR, não tem imutabilidade e qualquer pessoa com acesso pode mudar um número. O auditor sabe disso.
Sistema eletrônico sem comprovante no ato. Tem empresa que usa um app de ponto que gera relatório no fim do mês. Isso não é comprovante de marcação — é um relatório. A portaria é clara sobre o que precisa acontecer no momento da batida.
Correções feitas diretamente no registro. Se alguém da empresa pode entrar no sistema e mudar o horário de uma batida sem deixar rastro, o registro não tem valor como prova. Numa reclamatória trabalhista, o juiz vai desconsiderar registros que a empresa consegue editar livremente.
Espelho de ponto nunca entregue ao funcionário. O funcionário tem direito de conferir o próprio registro. Empresa que nunca fez isso está em desacordo com a norma e, em caso de disputa, perde a presunção de veracidade dos registros.
Banco de horas sem acordo formal. Muita empresa combina banco de horas verbalmente ou por e-mail informal. Isso não vale. A norma exige acordo escrito, individual ou coletivo.
---
A diferença entre irregularidade administrativa e passivo trabalhista
Quando o auditor encontra irregularidade no controle de ponto, ele pode lavrar um auto de infração. Isso é a multa administrativa — um custo pontual, ainda que alto.
O problema maior costuma vir depois, separado: o funcionário que pede demissão ou é demitido e entra com reclamatória trabalhista alegando horas extras não pagas. Se os registros de ponto da empresa não são confiáveis — porque eram planilha editável, porque não tinham NSR, porque as correções não tinham histórico —, o juiz pode determinar que a jornada seja calculada com base na versão do funcionário.
Isso não é teoria. É o que acontece quando a empresa não consegue provar o contrário. E a prova, no direito do trabalho, começa no registro de ponto.
---
O que fazer antes de uma fiscalização chegar
Você não precisa esperar o auditor aparecer para organizar a casa. Algumas ações práticas:
- Audite os seus próprios registros. Pegue os últimos três meses de ponto de cinco funcionários aleatórios e verifique: existe comprovante com NSR para cada batida? As correções têm histórico? O espelho foi entregue?
- Verifique o enquadramento do seu sistema. Se você usa um sistema eletrônico, pergunte ao fornecedor qual modalidade da portaria ele atende — REP-C, REP-A ou REP-P — e peça a documentação que comprova isso. Se o fornecedor não souber responder, é um sinal importante.
- Regularize o banco de horas. Se você tem banco de horas funcionando sem acordo escrito, formalize agora. Converse com seu advogado trabalhista ou com o sindicato da categoria.
- Entregue o espelho de ponto todo mês. Mesmo que sua convenção coletiva não exija assinatura, a entrega demonstra boa-fé e dá ao funcionário a chance de apontar erros antes que virem reclamatória.
- Guarde os documentos pelo prazo correto. Peça ao seu contador a lista dos documentos trabalhistas e os prazos de guarda. Registro de ponto é um deles.
---
Comparativo: o que cada método entrega numa fiscalização
| Critério | Planilha manual | REP-C físico | App com NSR e registro imutável |
|---|---|---|---|
| Gera NSR por batida | Não | Sim | Sim |
| Registro imutável | Não | Sim | Sim |
| Histórico de correções | Não | Parcial | Sim |
| Comprovante no ato | Não | Sim | Sim |
| Espelho acessível ao funcionário | Manual | Impresso | Digital, na hora |
| Funciona sem sinal | Sim | Sim | Depende do sistema |
| Custo de manutenção | Baixo | Alto (hardware) | Variável |
---
Como o baterponto trata cada um desses pontos
O baterponto é um REP-P — um programa que roda no celular que o funcionário já tem. Cada batida gera um NSR na tela do funcionário no mesmo segundo em que acontece. Esse número é o comprovante de marcação que a portaria exige.
O registro é imutável: ninguém apaga uma batida. Se uma correção for necessária, ela entra como pedido do funcionário, aprovado pelo gestor, com histórico completo do antes e do depois. Quem classifica se a marcação é entrada ou saída é o sistema, pela sequência — não o funcionário, o que preserva o valor probatório do registro.
O funcionário acessa o espelho do próprio mês pelo mesmo app: horas trabalhadas, saldo de banco, atrasos. Não precisa pedir para o RH.
Para equipes sem sinal — obra, subsolo, galpão sem cobertura —, o app tem fila offline que preserva o horário real da batida e sincroniza quando a conexão volta.
Uma observação importante: o baterponto é um REP-P e, como qualquer programa nessa modalidade, o registro junto ao órgão competente é um requisito da portaria. Esse processo não está confirmado publicamente ainda — se a conformidade regulatória é um critério decisivo para a sua empresa agora, vale perguntar diretamente ao time antes de contratar.
O plano começa gratuito para até duas pessoas e custa R$ 4,90 por pessoa por mês a partir daí. Sem faixa mínima, sem implantação, sem fidelidade.